Cách cùng nhau quản lý ngân sách gia đình

Ngân sách gia đình chỉ vận hành tốt khi cả hai người lớn trả lời được năm câu hỏi: khoản tiền nào là tiền chung, khoản nào vẫn là tiền riêng, ai ghi chép và kiểm tra từng khoản, số liệu đáng tin nằm ở đâu, và khi nào kế hoạch được xem lại. Bạn không cần gộp mọi tài khoản ngân hàng. Điều bạn cần là một hệ thống đã thống nhất, vẫn chạy được khi có người bận rộn, khi một hóa đơn thay đổi hoặc khi thu nhập về muộn.

Trình tự thực tế là: chọn một mô hình quản lý tiền, liệt kê các hóa đơn và mục tiêu chung, giao mỗi việc định kỳ cho một người chính và một người thay thế, rồi rà soát mỗi tháng một lần. Cuối cùng, bạn sẽ có một cách chia tiền được ghi thành văn bản, một bảng phân công trách nhiệm và chương trình cho buổi rà soát 20 phút mỗi tháng.

Ngân sách chung không giống tài khoản đồng sở hữu

Ngân sách chung là thỏa thuận về cách ra quyết định và về việc ai được thấy những gì; còn tài khoản chung, tức tài khoản đồng sở hữu, là một sản phẩm tài chính với những quy tắc pháp lý riêng. Hai thẻ cá nhân cộng với một danh sách hóa đơn mà cả hai cùng kiểm tra mỗi tháng đã là một ngân sách chung đang vận hành. Một tài khoản chung mà chỉ một người từng đăng nhập thì chỉ là tiền được gộp lại và do một người quản lý.

Trước khi chuyển tiền, hãy viết ra kế hoạch bao gồm những gì. Các khoản chung thường gồm nhà ở, điện nước, thực phẩm, chăm sóc trẻ, đi lại, các khoản trả nợ đã thống nhất, quỹ dự phòng khẩn cấp và các mục tiêu chung; các nghĩa vụ tài chính riêng và chi tiêu tùy ý có thể nằm ngoài. Chính ranh giới đó, chứ không phải số lượng tài khoản, cho mọi người biết khoản mua nào thuộc về bức tranh chung của cả nhà.

Tài khoản chung còn làm thay đổi trách nhiệm pháp lý. Ở Anh, hướng dẫn về tài khoản ngân hàng chung của MoneyHelper cảnh báo rằng mọi chủ tài khoản đều có thể chi tiền từ đó, ngân hàng có thể yêu cầu bạn trả khoản thấu chi do người đồng sở hữu kia gây ra, và bên cho vay sẽ thấy mối liên kết tài chính này khi kiểm tra tín dụng. Quy định khác nhau tùy quốc gia và ngân hàng, vì vậy hãy đọc kỹ điều khoản trước khi thêm tên ai đó vào tài khoản. Một ngân sách chung không cần mở thêm tài khoản nào.

Chọn một trong ba mô hình

Mỗi mô hình hợp với một số gia đình và thường trục trặc theo một kiểu có thể đoán trước. Hãy xem kiểu trục trặc điển hình của từng mô hình trong bảng, rồi trả lời sáu câu hỏi bên dưới.

Mô hình quỹ chung vẫn có thể dành cho mỗi người lớn một khoản tiền riêng bằng nhau, tiêu mà không cần giải thích với ai. Mô hình tài khoản riêng vẫn cần một danh sách chung về hóa đơn, hạn thanh toán và mục tiêu. Mô hình kết hợp cần một quy tắc về những gì được đưa vào phần lõi chung.

Trả lời sáu câu hỏi trước khi chọn

Đừng bắt đầu bằng câu hỏi “Mình có nên gộp hết mọi thứ không?” Mỗi người lớn tự trả lời các câu hỏi này một mình. Chỗ nào câu trả lời của hai bạn khác nhau, hãy đánh dấu mục đó là “chưa thống nhất” và mang nó vào buổi thiết lập 45 phút.

1. Điều gì không được bỏ sót? Nhà ở, điện nước, bảo hiểm, khoản trả nợ tối thiểu, chăm sóc trẻ, tiền cấp dưỡng và các cam kết thiết yếu khác.
2. Cả hai cần nhìn thấy gì? Tối thiểu là các hóa đơn chung, số dư của từng mục tiêu, những rủi ro sắp tới và ai phụ trách việc gì.
3. Khoản nào có thể giữ riêng? Tài khoản riêng, nghĩa vụ tài chính riêng, quà tặng, hoặc một khoản tiền tiêu mà không ai hỏi đến. Giữ riêng tư không mâu thuẫn với sự trung thực khi ranh giới được nói rõ.
4. Thu nhập chênh lệch hay thất thường đến mức nào? Chuyển cố định 50/50 thì đơn giản nhưng có thể không khả thi khi thu nhập khác nhau. Chia theo tỷ lệ phần trăm dễ thích ứng hơn; với thu nhập không đều, có thể cần một khoản chuyển tối thiểu cộng thêm phần bù khi tiền về.
5. Hai bạn sẽ duy trì được bao nhiêu việc quản lý? Thanh toán riêng rẽ đồng nghĩa với việc phải đối chiếu nhiều hơn. Quỹ chung giúp bớt chuyển khoản nhưng cần ranh giới cá nhân chặt chẽ hơn.
6. Có lo ngại nào về an toàn, sự kiểm soát hay pháp lý không? Nếu tiền bạc bị dùng để kiểm soát, theo dõi hoặc đe dọa một người, hãy tạm dừng và đọc phần về an toàn bên dưới trước.

Hãy chọn một mô hình cho ba tháng, ghi lại điều gì sẽ khiến hai bạn xem xét lại, và chạy thử nếp quản lý này trước khi thay đổi quyền sở hữu các tài khoản hiện có.

Xây ngân sách chung từ dữ liệu thật

Phần lõi chung là phần chi tiêu của gia đình mà cả hai người lớn đồng ý cùng chi trả. Giáo trình Money Smart for Adults (Học phần 12) của Tổng công ty Bảo hiểm Tiền gửi Liên bang Hoa Kỳ (FDIC) khuyên người đọc dựa vào phiếu lương, sao kê tài chính và chứng từ về hóa đơn, chi phí, rồi quy đổi mọi khoản chi thành số tiền theo tháng. Cách đó tốt hơn việc dựng lại một “tháng bình thường” từ trí nhớ. Hãy gom chứng từ của một đến ba tháng và rà qua bốn lượt:

• Thu nhập: số tiền thực nhận và ngày tiền về, với con số thận trọng cho những công việc có thu nhập thay đổi. Nếu một trong hai người được trả bằng một loại tiền tệ khác, hãy xem cách lập ngân sách khi thu nhập bằng hai loại tiền tệ.
• Chi phí cố định: tiền thuê nhà hoặc tiền trả góp mua nhà, điện nước, khoản trả nợ tối thiểu, bảo hiểm, chăm sóc trẻ, đi lại và các gói thuê bao, theo đúng ngày đến hạn thực tế.
• Chi tiêu chung linh hoạt: thực phẩm, đồ dùng gia đình và các hoạt động của cả nhà, ước tính từ các giao dịch gần đây.
• Nhu cầu không theo tháng: chi phí hằng năm hoặc hằng quý được chia thành khoản để dành mỗi tháng. Phí bảo hiểm 600 € một năm trở thành 50 € mỗi tháng, nên khi đến kỳ gia hạn thì tiền đã có sẵn.

Khi các chi phí thiết yếu đã rõ ràng, hãy thêm mục tiêu tiết kiệm và trả nợ. Nếu hóa đơn chung vượt quá số tiền hiện có, hãy điều chỉnh giả định, chi phí hoặc thời hạn trước khi tranh cãi xem ai phải trả nhiều hơn. Mô hình quản lý tiền quyết định ai trả và ai thấy gì; còn một phương pháp như 50/30/20 hay lập ngân sách từ số 0 (phân bổ hết từng đồng thu nhập) thì chia tiền giữa các danh mục và dùng được với bất kỳ mô hình nào. Công cụ lập kế hoạch ngân sách gia đình của Lumy đặt hạn mức hằng tháng cho từng danh mục mà không cần đăng nhập ngân hàng.

Ví dụ minh họa: Alex và Sam góp 3.400 € cho ngân sách chung

Các con số chỉ mang tính minh họa, không phải mức chi tiêu chuẩn để so sánh. Alex nhận về 2.900 € mỗi tháng và Sam 2.100 €, tổng cộng 5.000 €. Họ chọn mô hình kết hợp: hóa đơn và mục tiêu của gia đình thì cả hai cùng thấy, còn nghĩa vụ tài chính riêng và chi tiêu tùy ý thì tách ra.

Trong ba tháng thử nghiệm, họ góp vào phần lõi chung theo tỷ lệ thu nhập thực nhận. Alex kiếm được 58% tổng thu nhập và chuyển 1.972 €; Sam kiếm được 42% và chuyển 1.428 €. Sau các khoản chuyển đó, Alex còn 928 € và Sam còn 672 €.

Phần còn lại đó vẫn phải lo cho các nghĩa vụ tài chính riêng và khoản tiết kiệm của mỗi người. Nếu chia đều, mỗi người phải góp 1.700 €, và Sam chỉ còn 400 € so với 1.200 € của Alex. Hướng dẫn của chúng tôi về cách chia chi phí trong nhà cho công bằng so sánh các cách chia đều, chia theo tỷ lệ, chia theo hóa đơn được giao và chia theo mức sử dụng.

Giao người chính và người thay thế cho từng việc định kỳ

Ngân sách rất mong manh khi một người âm thầm làm “phòng tài chính” của cả nhà mà không có gì được ghi lại. Một khuyến cáo năm 2018 dành cho các cặp đôi của Cục Bảo vệ Tài chính Người tiêu dùng Hoa Kỳ (CFPB) được xây dựng quanh chính rủi ro này. Sáu câu hỏi trong đó gồm việc mỗi người có biết các tài khoản và cách truy cập chúng hay không, biết những khoản tiền nào đi vào, những khoản thanh toán nào đi ra và khi nào hóa đơn đến hạn. Cả hai người lớn cần nắm đủ thông tin cập nhật để có thể tiếp quản, kể cả khi đã chia việc cho nhau.

Hãy cất bảng phân công và thông tin truy cập tài khoản ở một nơi an toàn mà cả hai đều mở được; CFPB gợi ý một tệp kỹ thuật số được lưu trữ bảo mật hoặc một chiếc hộp chống cháy có khóa. Mỗi quý một lần, người thay thế tự làm một việc trong bảng, nhờ đó những chỗ còn chưa biết lộ ra sớm, trước khi một trận ốm hay tình huống khẩn cấp phơi bày chúng.

Thiết lập phiên bản đầu trong 45 phút

Mục tiêu là một bản nháp dùng được. Hãy mang theo chứng từ, để một người ghi lại các quyết định, và dừng ở phút thứ 45 nếu cuộc trò chuyện bắt đầu căng thẳng. Những câu hỏi chưa thống nhất sẽ được bàn ở buổi thứ hai.

1. Phút 0–5: nêu rõ mục đích. Chọn một kết quả, chẳng hạn “trả các hóa đơn chung mà không bị bất ngờ và tiết kiệm 250 € mỗi tháng”.
2. Phút 5–15: kiểm kê dữ kiện. Ghi lại thu nhập thực nhận, hóa đơn thiết yếu, ngày đến hạn, khoản trả nợ tối thiểu, chi phí bất thường và các mục tiêu chung hiện có.
3. Phút 15–25: vạch ranh giới. Đánh dấu từng khoản là chung, riêng hoặc chưa thống nhất. Đừng ép một khoản chưa thống nhất vào kế hoạch chung chỉ để xong cho nhanh.
4. Phút 25–32: chọn mô hình và quy tắc góp tiền. Chọn quỹ chung, tài khoản riêng với sổ chung, hoặc mô hình kết hợp để thử trong ba tháng. Ghi rõ số tiền chuyển hoặc cách phân chia hóa đơn, cùng thời điểm thực hiện.
5. Phút 32–38: phân công công việc. Hoàn thành bảng phân công trách nhiệm với người chính, người thay thế, nguồn dữ liệu và điều kiện rà soát.
6. Phút 38–42: chốt hai con số. Thống nhất số tiền hai bạn cùng tiết kiệm mỗi tháng và mức tiền cho một món đồ mà nếu vượt quá thì hai người phải hỏi ý nhau trước. Sau đó thống nhất những khoản chi tiêu cá nhân nào không cần ai duyệt.
7. Phút 42–45: đặt lịch rà soát. Đưa một cuộc hẹn 20 phút mỗi tháng vào lịch của cả hai và chọn cách bổ sung những khoản bị ghi thiếu.

Cuối buổi, hãy đọc to bản thỏa thuận. Nếu một người không giải thích được các hóa đơn chung được trả bằng cách nào hoặc mình phải đóng góp bao nhiêu, thì việc thiết lập vẫn chưa xong.

Rà soát 20 phút mỗi tháng để kế hoạch luôn sát thực tế

Buổi rà soát thay các con số ước tính bằng số liệu thật, phát hiện sai sót và chừa chỗ cho một hai quyết định khi vẫn còn lựa chọn. Hãy tổ chức vào một thời điểm bình thường, không căng thẳng, và giữ cùng một chương trình mỗi lần. Những mâu thuẫn mà 20 phút không giải quyết được sẽ được bàn trong một cuộc trò chuyện riêng.

1. Năm phút: đối chiếu. So sánh kế hoạch chung với số dư thực tế trên tài khoản, tiền mặt hoặc sao kê. Thêm các khoản bị thiếu, xóa các khoản ghi trùng và đánh dấu mọi thứ chưa giải thích được.
2. Năm phút: kiểm tra các cam kết. Xác nhận các hóa đơn thiết yếu, khoản chuyển, khoản trả nợ tối thiểu và khoản góp tiết kiệm. Ghi chú các chi phí hằng năm hoặc theo mùa sắp đến.
3. Năm phút: cập nhật giả định. Ghi lại thay đổi về thu nhập, nhu cầu chăm sóc mới, biến động giá hoặc mục tiêu làm thay đổi phần lõi chung.
4. Năm phút: quyết định và giao việc. Thực hiện điều chỉnh nhỏ nhất mà vẫn có ích, nêu rõ người phụ trách và hạn chót, rồi đặt lịch cho buổi rà soát tiếp theo.

Đừng tranh luận về từng ly cà phê. Một khoản mua cá nhân nằm trong không gian riêng đã thỏa thuận thì không cần ai duyệt lại sau đó.

Tính lại khi thu nhập hoặc chi phí thay đổi

Hãy thống nhất trước các điều kiện rà soát: lương thay đổi, có khoản nợ mới, phát sinh việc chăm sóc trẻ hoặc chăm sóc người già, chuyển nhà, một hóa đơn định kỳ tăng, một mục tiêu sắp đến hạn, hoặc hai tháng liên tiếp các hóa đơn chung không cân đối được.

Giả sử thu nhập thực nhận của Alex tạm thời giảm từ 2.900 € xuống 2.500 €, trong khi chi phí chăm sóc trẻ tăng thêm 80 €. Tổng thu nhập còn 4.600 € và phần lõi chung lên 3.480 €. Nếu giữ các khoản chuyển cũ, tài khoản chung sẽ thiếu 80 € mỗi tháng. Sau khi xem xét cả hai thay đổi có thể kéo dài bao lâu, Alex và Sam so sánh hai phương án.

Phương án 1: tính lại theo thu nhập. Tỷ lệ chia trở thành 54/46: Alex chuyển 1.891 € và Sam 1.589 €. Lương của Sam không đổi, nhưng Sam phải trả thêm 161 € và chỉ còn giữ 511 € thay vì 672 €. Alex còn giữ 609 € thay vì 928 €.

Phương án 2: giữ mức góp của Sam ở 1.428 € trong ba tháng. Với Alex góp 1.891 €, phần lõi chung thiếu 161 €. Họ có thể cắt khoảng một phần tư khoản thực phẩm 650 €, hoặc giảm khoản chuyển 250 € cho quỹ khẩn cấp và chi phí hằng năm xuống 89 € và chấp nhận để quỹ dự phòng tăng chậm hơn.

Họ chọn giảm khoản chuyển vào quỹ dự phòng và ghi lại đó là một quy tắc tạm thời, hết hiệu lực sau ba buổi rà soát hằng tháng, hoặc sớm hơn nếu lương của Alex phục hồi.

Con cái và các thành viên khác trong gia đình được tính thế nào

Chi phí cho con cái nên nằm trong ngân sách chung thành những dòng có tên rõ ràng (chăm sóc trẻ, chi phí học tập, quần áo, hoạt động ngoại khóa, tiền tiêu vặt nếu có), để khoản góp đã thống nhất chi trả cho chúng, thay vì con xin ai thì người đó trả. Ngay từ lúc thiết lập, hãy quyết định cách xử lý các khoản chi một lần như chuyến dã ngoại của trường.

Những gì con được thấy có thể mở rộng dần theo tuổi. Một đứa trẻ nhỏ có thể so sánh hai mức giá trong danh sách mua sắm mà không cần thấy số dư của cả nhà; một đứa trẻ lớn hơn có thể tự quản lý khoản tiền tiêu vặt đều đặn và ghi lại chi tiêu của chính mình.

Những người lớn khác cũng cần được quyết định ranh giới theo cách tương tự. Ông hoặc bà có góp tiền thuê nhà, người con đã trưởng thành còn sống chung, hay một người thân mà bạn đang phụ giúp thì hoặc nằm trong ngân sách chung với một dòng có tên riêng, hoặc nằm ngoài. Bất kỳ ai trả hóa đơn chung đều cần có một dòng trong bảng phân công trách nhiệm.

Một nhóm gia đình trong Lumy có tối đa sáu thành viên, mỗi người dùng trên điện thoại của riêng mình. Điều khoản của Lumy yêu cầu chủ tài khoản phải từ 13 tuổi trở lên, hoặc lớn hơn ở những nơi quy định độ tuổi đồng ý kỹ thuật số cao hơn, vì vậy chi tiêu của trẻ nhỏ hơn sẽ do bố mẹ ghi lại. Xem thêm ngân sách gia đình cho tối đa sáu người.

Nghiên cứu nói gì về việc gộp tiền

Gladstone, Garbinsky và Mogilner (2022) tổng hợp sáu nghiên cứu với tổng mẫu 38.534 người. Những cặp đôi gộp toàn bộ tiền bạc cho biết họ hài lòng với mối quan hệ hơn và ít có khả năng chia tay hơn so với những cặp giữ riêng một phần hoặc toàn bộ tiền, và mối liên hệ này rõ nhất khi thu nhập thấp hoặc tiền bạc eo hẹp. Chính các tác giả cho rằng bằng chứng chủ yếu mang tính tương quan.

Một thí nghiệm năm 2023 của Olson, Rick, Small và Finkel đã kiểm tra quan hệ nhân quả. Các cặp đã đính hôn hoặc mới cưới được phân ngẫu nhiên vào một trong ba nhóm: gộp tiền vào một tài khoản chung, giữ tài khoản riêng, hoặc không nhận hướng dẫn nào. Trong hai năm đầu hôn nhân, nhóm dùng tài khoản chung duy trì được chất lượng mối quan hệ tốt, trong khi hai nhóm còn lại cho thấy mức suy giảm thường thấy. Nghiên cứu này khảo sát những cặp vừa mới bắt đầu, nên cho biết ít hơn về những gia đình đã gắn bó lâu năm.

Trong một nghiên cứu với 602 người đang trong mối quan hệ gắn bó, Kruger, Palmer và Goetz nhận thấy việc gộp tài chính, đồng thuận về chi tiêu và đồng thuận về tiết kiệm đều gắn với mức hài lòng về tài chính cao hơn. Cũng như bài báo đầu tiên, nghiên cứu này chỉ cho thấy mối liên hệ, nhưng như vậy vẫn đủ lý do để buổi thiết lập yêu cầu hai con số được thống nhất.

Bằng chứng nghiêng về việc gộp tiền, nhưng đó là kết quả trung bình. Nếu một tài khoản cá nhân đang bảo vệ sự an toàn hoặc tính độc lập của ai đó, điều đó quan trọng hơn.

Câu hỏi thường gặp về quản lý ngân sách gia đình

Các cặp đôi có nên mở tài khoản ngân hàng chung không?

Ngân sách chung vẫn vận hành được mà không cần tài khoản chung. Các nghiên cứu ở trên nhìn chung nghiêng về việc gộp tiền, nhưng chẳng hạn ở Anh, tài khoản chung có thể khiến bạn phải chịu trách nhiệm cho khoản thấu chi do người đồng sở hữu kia gây ra. Hãy quyết định dựa trên sáu câu hỏi.

Chia đôi hóa đơn 50/50 có công bằng khi thu nhập chênh lệch không?

Chỉ khi cả hai cùng chọn cách đó và đều đủ khả năng chi trả. Trong ví dụ, chia 50/50 khoản 3.400 € khiến Sam còn 400 € và Alex còn 1.200 €; chia theo thu nhập thì Sam còn 672 € và Alex còn 928 €.

Bao lâu nên rà soát ngân sách gia đình một lần?

Mỗi tháng một lần, khoảng 20 phút, cộng thêm một buổi rà soát bổ sung mỗi khi có điều kiện rà soát xuất hiện, chẳng hạn lương thay đổi, có khoản nợ mới hoặc chuyển nhà.

Nếu bạn đời không muốn tham gia thì sao?

Hãy giữ nguyên các tài khoản hiện có và điền một dòng trong bảng phân công trách nhiệm cho hóa đơn chung quan trọng nhất, chỉ nhờ bạn đời làm người thay thế. Nếu sự từ chối đi kèm với việc kiểm soát tiền bạc hoặc tài khoản, hãy đọc phần về an toàn ở trên.